文件收发“六要素”

文件收发是党政办公室工作的重要组成部分。机要员是文件的“搬运工”，必须严格遵守各项规章制度，做好一收一发，确保文件交换安全、保密、准确、及时。

一是收下级来文要“刚柔并济”。机要员应严格对照《党政机关公文处理工作条例X党政机关公文格式》等要求，对收到的公文进行初审。但文件纷至沓来，难免出现格式不规范甚至错误的情况，即使一一指出，再次递交的公文仍可能存在问题。若多次退回修改，就会影响公文流转效率。因此，机要员要未雨绸缪，在电脑存备各类公文模板，需要时打印出来供送件人参考。此外，对于“可容忍”的小错误，如未写联系人，送件人单位又较远的，可以让送件人手写补上并提醒，机要员在收文登记簿上备注，若反复出现问题，则坚决以退文处理。

二是收文登记要“不厌其详”。登记来文应当对公文的主要信息和办理情况详细记载，除来文单位、文件标题、收文日期、承办科室及签收人外，还应加上收文渠道，如内网、邮寄(份数)、传真、某某转交等，这样既能把准公文来龙去脉，又能便于日后查找。

三是收文时间要“有的放矢”。来文渠道包括公文系统、传真、信箱等，稍不留神，就会迟收、漏收;时刻盯着，又很费时、费力。事实上，除急件即办外，其他公文可以“卡点查收”。如公文系统在上午、下午上班后和下班前各查看一次，一天四次，既能及时无遗漏处理公文，也能提高公文流转效率。同理，送文时间固定在上午、下午上班后一小时。不在快下班时送非紧急文件。

四是文件扫描不要“留白”。通过扫描仪将文件传输到内网电脑，有时会因双面扫描或技术故障导致扫出的文件有空白页。机要员应在核对扫描文件时删掉空白页，再导出保存扫描文件。打印出来空白页不但浪费纸张，而且若一时疏忽未挑出，送文时会给人留下不细致不认真的印象。

五是标题命名不要“偷懒”。扫描导出后得到的是扫描仪自动命名的文件。有的单位嫌麻烦，不给文件重命名，直接就发了;或嫌文件名太长，只写“会议通知”“会议纪要”等偷工减料的短句。看似节约了时间，事实上大大增加了日后查找该文件的难度，同时也是工作作风不严谨的表现。

六是短信提醒不要“任性”。发文系统有短信提醒功能，有些单位“乱用”。为规避责任，不管什么时间，也不管公文紧急程度，都发短信提醒“请立即查收”，更有甚者只字不提文件名(保密要求除外)，给对方造成很大压力。事实上，短信提醒应分为三种情况：一是非紧急的文件，不发短信提醒;二是需要知晓但不那么紧急的文件，发“xx文件通过xx系统已发送，请及时查收”，起到一个提醒作用;三是特提或其他必须马上办理的文件，才应该发“xx件通过xx系统已发送，请立即查收”。(福建省南平市顺昌县仁寿镇人民政府 余星宇)